Obecna sytuacja epidemiologiczna skłania coraz większą liczbę pracodawców do opłacania swoim pracownikom prywatnego ubezpieczenia zdrowotnego. Często oferują je również członkom rodzin pracowników. Pracodawca, decydując się na to, powinien mieć zatem świadomość jaki ten zakup pakietów ubezpieczenia medycznego ma wpływ na podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne oraz czy istnieją narzędzia prawne pozwalające na wyłączenie wartości świadczeń z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. Ze względu na fakt, iż zdecydowana większość naszych klientów zatrudnia pracowników, postanowiliśmy zaprezentować Państwu analizę prawną tej kwestii.
Jak wynika z art. 18 ust. 1 i ust.2, a także art. 20 ust. 1 w związku z art. 4 pkt 9 ustawy z 13 października 1998r. o systemie ubezpieczeń społecznych oraz § 1 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe (dalej: „Rozporządzenie”), podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne (emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe) pracowników stanowi przychód w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy. Dodatkowo, zgodnie z art. 81 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych, do ustalenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie zdrowotne pracowników stosuje się przepisy określające podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe tych osób.
Jak natomiast wynika z § 2 ust. 1 pkt 26 Rozporządzenia, podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe nie stanowią korzyści materialne wynikające z układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu, przy czym mają one polegać na uprawnieniu do zakupu po cenach niższych niż detaliczne niektórych artykułów, produktów czy usług oraz na korzystaniu z bezpłatnych lub częściowo odpłatnych przejazdów środkami lokomocji.
Jak zatem należy rozumieć ten przepis? Nie zawsze prawo wymaga opłacania składki od pakietu medycznego, bowiem w sytuacji, gdy pracodawca finansuje pakiet medyczny, a tym samym pozwala pracownikowi uzyskać usługi medyczne po cenach niższych niż rynkowe, zwolniony jest od obowiązku opłacania składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne za to świadczenie, pod warunkiem, że pracownik poniesie choćby minimalną odpłatność za takie świadczenia. Przepisy nie regulują w jakiej części ma być finansowana opłata za pakiet medyczny przez pracownika. W praktyce oznacza to, że wolna od składek jest różnica między ceną nabycia usługi a ponoszoną przez pracownika odpłatnością. Regulacje odnośnie sposobu finansowania ubezpieczenia znaleźć się przy tym muszą w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania lub przepisach o wynagradzaniu, zamieszczenie ich w treści umowy o pracę konkretnej osoby nie wywoła zatem opisanego powyżej skutku prawnego.
Z literalnego brzmienia § 2 ust. 1 pkt 26 Rozporządzenia wynika, iż z wyłączenia z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne korzystają jedynie te przychody, które:
1. wynikają z układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu,
2. przybierają postać niepieniężną (formą zakupu po cenach niższych, niż detaliczne lub formę usługi).
Konstrukcja powyższego przepisu wskazuje, że jeżeli świadczenia (korzyści) uzyskiwane przez pracownika z tytułu stosunku pracy i stanowiące jego przychód, w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, wynikają z przepisów układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu, regulujących uprawnienie do ich zakupu po cenach niższych niż detaliczne (częściową odpłatność pracownika), to korzystają one z wyłączenia z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Korzyść uzyskiwana przez pracownika musi przy tym przybrać formę niepieniężną – formę zakupu po cenach niższych niż detaliczne artykułu lub usługi (Pismo z dnia 5 marca 2019 r. Centrala Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, znak: WPI/200000/43/213/2019).
W świetle przytoczonego przepisu, składki na ubezpieczenia społeczne nie powinny być naliczane od przychodu pracownika z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy stanowiącego korzyść materialną, wynikającą z układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu, a polegającą na umożliwieniu pracownikowi skorzystania z artykułów, przedmiotów lub usług jedynie za częściową ich odpłatnością. Częściowa ich odpłatność polega w tym przypadku na partycypowaniu pracownika (choćby symbolicznym) w pokryciu kosztów zakupu artykułów, przedmiotów lub usług ( Pismo z dnia 3 lutego 2020 r., Centrala Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, znak: WPI/200000/43/18/2020).
Z literalnego brzmienia tego przepisu wynika, że aby świadczenie (korzyść) stanowiące przychód pracownika nie rodziło obowiązku opłacania składek, powinno zostać przyznane pracownikowi na mocy postanowień obowiązującego u pracodawcy układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu, a także przybrać formę niepieniężną (formę zakupu po cenach niższych niż detaliczne lub formę usługi). W świetle powyższego, składki na ubezpieczenia społeczne nie powinny być naliczane od przychodu pracownika z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy, stanowiącego korzyść materialną wynikającą z układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu, a polegającą na umożliwieniu pracownikowi skorzystanie z artykułów, przedmiotów lub usług jedynie za częściową odpłatnością (Pismo z dnia 30 stycznia 2020 r., Centrala Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, znak: WPI/200000/43/39/2020).
Częściowa odpłatność polega w tym przypadku na partycypowaniu pracownika (choćby symbolicznie) w pokryciu kosztów zakupu niektórych artykułów, przedmiotów lub usług (w tym pakiety medyczne). Pracownik uzyska efekt, o którym mowa w przepisie Rozporządzenia wówczas, gdy pracodawca dokona zakupu towarów lub udostępni korzystanie z usług po cenie niższej od tej, do której uiszczenia pracownik zobowiązany byłby w przypadku osobistego (uzyskanego w oderwaniu od zatrudnienia) nabycia tychże dóbr. Podsumowując, jeżeli świadczenie na rzecz pracownika wynikające z regulaminu wynagradzania przybiera postać zakupu po cenach niższych niż detaliczne stosownego świadczenia w postaci pakietu medycznego oraz nie stanowi ekwiwalentu w formie pieniężnej i stanowi przychód uzyskiwany przez pracownika w ramach stosunku pracy w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych, to zostanie ono wyłączone z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne na podstawie powołanego wyżej przepisu Rozporządzenia. W praktyce oznacza to, że wyłączeniu z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne będzie podlegała wartość różnicy pomiędzy ceną nabycia usługi, a ponoszoną przez pracownika odpłatnością, jest to równoznaczne z brakiem obowiązku opłacania składek na ubezpieczenia społeczne od ww. wartości (Pismo z dnia 24 października 2017 r., Centrala Zakładu Ubezpieczeń Społecznych znak: DI/100000/43/1076/2017).
Zasadnicza funkcja § 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe sprowadza się do możliwości zakupu przez pracowników towarów produkowanych lub sprzedawanych, czy usług świadczonych lub sprzedawanych, przez samego pracodawcę (np. prądu czy gazu pracownikom spółek zajmujących się ich sprzedażą). Chodzi przy tym o artykuły czy świadczenia, za które choć częściowo cenę płaci pracownik. Dla kwalifikacji danego przychodu, jako przychodu pochodzącego ze stosunku pracy, decydującego znaczenia nie ma nazwa świadczenia, czy też tytuł wypłaty, ale przede wszystkim fakt, w ramach jakiego stosunku jest ono otrzymywane, od kogo pochodzi i na czyją rzecz jest dokonywane (Wyrok Sądu Apelacyjnego w Krakowie z dnia 19 lipca 2016 r. sygn. III AUa 1260/15).
Wyjaśnienia wymaga jeszcze jedna kwestia – czym są „przepisy o wynagradzaniu o których mowa w analizowanym przepisie? Jak wynika z wyroku Sądu Najwyższego z dnia 6 maja 2010 r. sygn. II UK 337/09, formą prawną „przepisów o wynagradzaniu”, o których mowa w § 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczególnych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, mogą być postanowienia uchwały wspólników.
Podsumowując, aby skorzystać z możliwości wyłączenia z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe opłaty za ubezpieczenie medyczne muszą być równocześnie spełnione następujące warunki:
1. świadczenia (korzyści) uzyskiwane przez pracownika wynikać muszą z przepisów układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu. Dokument ten musi być dostępny dla pracowników i każdy z tym dokumentem powinien zostać zapoznany przy zatrudnieniu. W praktyce najczęściej będzie to Regulamin wynagradzania lub, co częściej, załącznik do niego – np. Regulamin korzystania z pakietu medycznego;
2. pracownik choćby w minimalnej części musi partycypować finansowo w cenie nabycia pakietów medycznych;
3. świadczenie na rzecz pracownika przybiera postać zakupu, po cenach niższych niż detaliczne, stosownego świadczenia w postaci pakietu medycznego.
Pragnąc ułatwić Państwu sporządzenie stosownego dokumentu poniżej przedstawiamy przykładowy „Regulamin korzystania z pakietu medycznego w ramach Grupowego Ubezpieczenia Zdrowotnego”.
1. Udział pracowników w Programie Grupowego Ubezpieczenia Zdrowotnego (dalej „Program”) jest dobrowolny i zależny wyłącznie od woli i decyzji pracownika.
2. Z Programu korzystać mogą wszyscy pracownicy oraz członkowie najbliższej rodziny pracownika. Za członków najbliższej rodziny pracownika uważa się: pozostające na utrzymaniu i wychowaniu pracownika jego dzieci własne oraz/lub przysposobione, małżonka oraz wspólnie zamieszkującego partnera życiowego.
3. W przypadku pracownika korzystanie z Programu jest częściowo odpłatne. Częściowa odpłatność po stronie pracownika wynosić będzie …………zł (słownie: …………..złotych) miesięcznie. Pracownik wyraża zgodę na potrącanie miesięcznie z jego wynagrodzenia tej kwoty.
4. W przypadku członków najbliższej rodziny pracownika, przystąpienie do Programu odbywa się na zasadzie pełnej odpłatności. Pracodawca nie ponosi żadnych wydatków w związku z przystąpieniem do Programu członka najbliższej rodziny pracownika.
5. Pakiet medyczny przysługujący Pracownikowi ma charakter Premium. Członkowie najbliższej rodziny Pracownika uzyskują identyczny pakiet.
6. Wartość dofinansowania Pracodawcy do świadczeń medycznych dla pracownika stanowi przychód z tytułu zatrudnienia w ramach umowy o pracę w rozumieniu art. 12 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r., o podatku dochodowym od osób fizycznych.
7. W celu wzięcia udziału w Programie pracownik składa oświadczenie o zgodzie na udział w Programie według ustalonego. wzoru. Wzór oświadczenia stanowi załącznik do Regulaminu. Decydując się na udział w Programie pracownik:
a) wyraża zgodę na korzystanie z Programu na zasadach określonych w niniejszym Regulaminie,
b) zobowiązuję się do ponoszenia częściowej odpłatności za świadczenia medyczne zgodnie z postanowieniami niniejszego Regulaminu oraz wyraża zgodę na potrącanie należności z tego tytułu z wynagrodzenia za pracę,
c) potwierdza, iż jest świadomy, że wartość świadczenia z tytułu możliwości korzystania z dodatkowych świadczeń medycznych w danym miesiącu w ramach Programu będzie zwiększać przychód za ten miesiąc, podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym.
Powyżej zaprezentowaliśmy Państwu omówienie najważniejszych kwestii. Jednakże problematyka prawa pracy oraz prawa ubezpieczeń społecznych, ze względu na swoją złożoność, niejednokrotnie stanowi dla przedsiębiorców poważny problem. Z tego względu oferujemy Państwu usługi związane z kompleksową obsługą prawną wszystkich spraw dotyczących prawa pracy. Pomagamy sporządzić umowy o pracę, doradzamy w procesie rekrutacji, sporządzamy opinie w kwestiach związanych z urlopami, prawami rodzicielskimi, bhp oraz rozwiązywaniem umów z zachowaniem i bez zachowania okresu wypowiedzenia. Ponadto reprezentujemy również naszych klientów w postępowaniach przed sądami powszechnymi. W celu uzyskania szczegółowych informacji prosimy o kontakt telefoniczny, mailowy lub uzupełnienie formularza kontaktowego.